Este post é para você que começou o ano com o espírito de organização a lá Marie Kondo. Neste caso aqui, vamos falar sobre o tempo que você deve guardar recibos e comprovantes.
Alguém já te aconselhou a guardar faturas, comprovantes e recibos de pagamento, notas fiscais, além de pastas com contratos e outros documentos, não é?! Mas, até quando?
É importante guardar determinados papéis para, por exemplo, reclamar de algum problema com produtos ou serviços adquiridos e para evitar cobranças indevidas.
Veja também quanto tempo você deve guardar recibos de entrega da declaração do Imposto de Renda e comprovantes de pagamento desse e de outros tributos, como IPTU e IPVA.
Preparamos um infográfico bem bacana para você compartilhar essas informações nas redes sociais, no mural da sua empresa e até por e-mail. Clique aqui ou na imagem para baixar a versão em alta resolução.
Confira a lista completa de documentos e o tempo que você precisa mantê-los guardados, de acordo com a PROTESTE.
Notas fiscais
Mesmo depois do fim da garantia contratual (aquela prevista pelo fornecedor), é possível que apareçam defeitos em produtos. Por isso, guarde notas fiscais de compra, recibos de pagamento e certificados de garantia durante toda a vida útil do produto ou vigência do serviço.
Gastos fixos
Se possível, guarde as faturas e os comprovantes de pagamento do fornecimento de água, energia elétrica e telecomunicações por cinco anos. Outra opção é substituir os recibos por uma declaração anual de quitação de débitos, que deve ser fornecida pela prestadora de serviços.
Imposto de Renda, IPTU e IPVA
Recibos de entrega da declaração e comprovantes de pagamento desse e de outros tributos, como IPTU e IPVA, devem ser guardados por cinco anos. Armazene os documentos que comprovem os dados fornecidos no IR pelo mesmo período, pois a Receita pode fazer algum questionamento sobre seu patrimônio nesse intervalo de tempo.
Cartão de crédito
Guarde os pagamentos do cartão de crédito por cinco anos.
Aluguel, financiamento e condomínio
Se você aluga um imóvel, deve guardar os recibos de pagamento e documentos relacionados à locação durante a vigência do contrato. Quando este for encerrado, armazene os comprovantes de pagamento por três anos. Outra opção é pedir ao proprietário um termo de quitação integral dos valores do contrato, assim que terminar a locação, e guardá-lo por cinco anos.
Já os pagamentos da cota mensal de condomínio, que podem ser feitos tanto pelo inquilino como pelo proprietário, devem ser mantidos por até dez anos. Peça o comprovante de quitação integral para a administradora do condomínio ou para o locador e guarde por cinco anos.
Quem comprou um imóvel por meio de financiamento deve manter todos os documentos relacionados a ele até a quitação e a posse da escritura.
Documentos do veículo e multas
O proprietário deve ficar com o certificado de compra e venda até que o veículo seja vendido ou trocado. Recomenda-se que os comprovantes de pagamento de multa sejam mantidos por, no mínimo, dois anos.
Seguros
Guarde a proposta, a apólice e as declarações de pagamento por mais um ano após o fim do contrato.
Notas fiscais de alimentos
Guarde as notas de compras de alimentos por, pelo menos, um mês. Caso você ou alguém da sua família passe mal após consumir um produto estragado, é possível comprovar a compra do produto e reclamar junto ao estabelecimento ou até mesmo entrar a Justiça com pedido de indenização.
Gastos com escola
Os recibos de pagamento de matrículas, rematrículas e mensalidades, assim como contratos, devem ser guardados por cinco anos, mesmo que você troque seu filho de escola. Os estabelecimentos de ensino também são obrigados a fornecer a declaração anual de quitação de débitos, comprovando que você está em dia ou quitou suas obrigações.
Lei determinada o fornecimento de declaração de quitação
De acordo com a Lei nº 12.007/2009, as pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a emitir e a encaminhar ao consumidor uma declaração de quitação anual de débitos.
Esse documento compreende os pagamentos feitos ou não nos meses de janeiro a dezembro de cada ano, tendo como referência a data do vencimento da respectiva fatura.
Com essa declaração em mãos, você não precisará guardar os comprovantes mensais de pagamento para se precaver de cobranças duplicadas ou a inclusão indevida nos órgãos de proteção ao crédito.
Fonte: Redação Nocta; PROTESTE