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Videoconferência: o que fazer e o que evitar

As videoconferências dominaram o home office. Como devemos nos comportar?

É incontestável que as videoconferências ditaram as reuniões em 2020. Para muitas pessoas, essa forma de comunicação foi uma grande novidade. E como tudo que é novo precisa de aprendizado, aos poucos, fomos nos adaptando a essa realidade.

Fazer do lar o próprio escritório e, muitas vezes, compartilhar o espaço – que seria de descanso e lazer em família – com pessoas externas pode trazer surpresas.

Para ajudar a tornar essas reuniões mais produtivas e profissionais, separamos algumas dicas para você transmitir uma boa imagem nas videochamadas. Confira!

Organizando a reunião

Se você é o responsável por organizar a reunião à distância, faça o teste da plataforma antes do dia. Além disso, como em qualquer reunião, envie as informações de acesso com antecedência aos participantes.

Caso seja necessário baixar aplicativos, envie as instruções corretamente. Lembre-se: nem todos podem ter o seu conhecimento com essas tecnologias, então, otimize e detalhe, se preciso.

Não deixe de enviar também documentos com antecedência, caso precise deles durante a reunião. Desta forma, os participantes podem se preparar e a reunião flui melhor.

Antes da reunião

Não deixe para verificar os dados de acesso no último minuto. Teste o link, aplicativo ou software onde será realizada a reunião, para não ter surpresas com eventuais falhas, por exemplo. Assim, qualquer problema pode ser corrigido a tempo, até mesmo para mudar de plataforma. Ah, e se for pelo celular, não esqueça de carregar a bateria antes.

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Durante a reunião

A Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) enumerou uma lista com 7 dicas de etiqueta para participar de uma videoconferência no home office. Confira:

1- Procure olhar para as pessoas

Para passar confiança procure olhar para a câmera por mais tempo. Enquanto você apenas ouve, pode olhar para a janela da videoconferência. Se quiser evitar desviar os olhos por muito tempo, coloque a tela da videoconferência próxima ao microfone.

2- Cuidado com a imagem de fundo

Escolha um ambiente com iluminação natural ou recorra a lâmpadas potentes. Procure ligar a câmera em um ambiente neutro, de forma que nada atrás de você possa dispersar a atenção das pessoas.

3- Vista-se adequadamente

A roupa utilizada deve ser a mesma de um expediente regular, como o uso de camisa social ou polo para os homens, além de barba feita, cuidados com o cabelo e uma leve maquiagem para as mulheres. Mantenha a postura.

4- Evite interrupções

Escolha um lugar tranquilo e silencioso para que não haja nenhum tipo de interrupção. Desligue o celular e avise às pessoas da casa que você não poderá ser interrompido.

5- Não digite

Até sua própria digitação gera um ruído incômodo para quem está do outro lado da tela. Caso precise anotar durante a reunião, escreva num papel ou coloque o microfone do computador no mudo.

6- Não saia sem avisar

Evite retirar-se no meio da conferência. Caso você tenha um compromisso inadiável, peça licença e saia.

7- Fuja de problemas técnicos

Microfones falham e câmeras podem travar. Antes da reunião, verifique se tudo está funcionando corretamente, inclusive se há conexão estável. Ao final, certifique-se de que a chamada realmente acabou, de forma que você não cometa gafes.

Fontes: redação Blog Nocta; Aberje
Imagens: Freepik

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