Como medida de prevenção ao Coronavírus, muitas empresas estão adotando o trabalho à distância. Entretanto, para muitas, esse modelo – conhecido pelo termo em inglês “home office” – é uma novidade.
O principal desafio é a comunicação… como manter a equipe integrada em ambientes separados? Uma matéria da Exame traz dicas que ajudam muito a organizar a gestão à distância.
O nome do jogo é organização!
Confira 10 dicas para preparar os seus funcionários ao trabalho home office
1. Tecnologia
Com a necessidade de uma adaptação rápida, os empregadores devem ficar atentos à estrutura tecnológica que a empresa oferece ao funcionário, seja equipamentos adequados ou até mesmo o acesso à internet no domicílio. É viável para todos realizarem o trabalho de casa? É papel da empresa e dos gestores mapear possíveis dificuldades.
2. Canais de comunicação
Depois, combinar com o time a melhor estratégia para comunicação, pensando em canais que supram todas as necessidades de trabalho. Muitos utilizam Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts ou mesmo o WhatsApp para manter o contato. É melhor combinar de acordo com o perfil dos funcionários, evitando a dificuldade de se adaptar a uma tecnologia desconhecida.
3. Reuniões
Se possível, priorizar as videochamadas e videoconferências para reuniões. Sem ver a expressão dos outros, muitos podem confundir a intenção das falas, o que gera ruídos na comunicação e desentendimentos.
4. Dia a dia
A liderança deve dar o tom de como será a operação remota, combinando os detalhes e ouvindo os incômodos que surgem com o choque cultural. Um cuidado especial é com a cobrança e com a administração do tempo: estar mais tempo online não significa que a equipe está mais presente ou produtiva. A dica é combinar entregas periódicas, seja no dia, seja na semana, para cada time.
5. Respeitar o horário de trabalho
Fazer breves reuniões para começar e finalizar o dia pode ser útil para a equipe ficar atualizada do contexto geral e tirar a sensação de isolamento. A medida também ajuda como aviso para marcar o fim do expediente, mostrando que não será cobrada uma resposta por mensagem ou e-mail do funcionário após certo horário.
6. Não fugir da rotina
Uma dica mais prática: manter a rotina normal. Mesmo em casa, é importante tirar o pijama e se arrumar como se fosse para o escritório. Claro, não precisa colocar terno e gravata ou jeans e tênis, mas é bom estar arrumado para o dia e para uma eventual videoconferência. A prática também ajuda a manter a confiança e evita a preguiça.
7. Saúde mental
Não esqueça de cuidar da qualidade de vida: reserve momentos na agenda para levantar da mesa, caminhar pela casa, se alimentar e beber água. O ambiente sem interrupções facilita na concentração, então é necessário se atentar ao tempo de parada, que pode acabar negligenciado.
8. Flexibilidade para ter produtividade
Uma dica de autoconhecimento: saiba qual é seu pico de produtividade e qual é a melhor dinâmica de trabalho. Algumas pessoas são mais produtivas de manhã e quando interagem com colegas. Outros preferem a tarde, ouvindo música e sem falar com ninguém. A flexibilidade do home office permite que o profissional entenda como é seu ideal de trabalho.
9. Incentive o compartilhamento
Para manter a humanidade do processo, também é recomendado ter atitudes um pouco mais informais para compartilhar experiências, como mandar foto da mesa de trabalho, foto do horário de almoço, fazer reuniões por vídeo no jardim de casa ou até mesmo combinar um happy hour online. O líder tem um papel importante aqui, mostrando iniciativas positivas que os colaboradores podem copiar.
10. Empatia
A dica final é paciência e empatia: qualquer processo de mudança no trabalho exige um tempo para adaptação e terá desafios inesperados. No caso atual, preocupações com a saúde e o cenário incerto prejudicam a todos. Assim, é importante manter um canal aberto para comunicar e sanar dúvidas sobre medidas que passem segurança aos funcionários sobre a evolução da pandemia, o modelo de trabalho remoto, as expectativas de produtividade e eventuais conflitos.
Fontes: Redação blog Nocta; Exame.com